Arkivering

Räkenskapsinformation ska som huvudregel sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För företag med brutet räkenskapsår blir den faktiska arkiveringstiden därför längre än sju år.

Räkenskapsinformation kan sparas i både fysisk och elektronisk form. Om ett papperskvitto eller en pappersfaktura skannas får originalet förstöras, men bara om överföringen inte innebär någon risk för att informationen förändras eller försvinner. Motsvarande gäller när elektronisk information överförs till annan form.

Om ett företag tar emot samma kvitto eller faktura både på papper och elektroniskt i nära anslutning till varandra får företaget välja vilken form som ska sparas. Om dokumentet däremot först tas emot i en form och därefter skannas eller skrivs ut, betraktas det som en överföring och reglerna om säker överföring blir tillämpliga.

Elektronisk räkenskapsinformation och bokföringssystem får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sverige. Företaget måste då bland annat kunna skriva ut informationen i Sverige och ge behöriga myndigheter elektronisk åtkomst vid behov. För pappersverifikationer är möjligheterna till förvaring utomlands mer begränsade.

Hur materialet ska sparas beror alltså både på vilken typ av räkenskapsinformation det är, i vilken form den togs emot eller skapades och om den har överförts till ett annat format. BFN:s frågor och svar nedan går igenom vanliga situationer som kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor, följesedlar och arkivering utomlands.