7. Räkenskapsinformation

Räkenskapsinformation är sammanställningar av uppgifter, till exempel uppgifterna i en verifikation. Den balansräkning som avses i 1 kap. 2 § första stycket 9 a första strecksatsen BFL är en öppningsbalansräkning. I vilka fall en följesedel, en handling som utgör underlag för utbetalning av lön eller en annan sammanställning av uppgifter med liknande funktion ska ingå i en verifikation och därmed är räkenskapsinformation framgår av punkt 5.3.

Syftet med bestämmelsen i 1 kap. 2 § första stycket 9 b BFL är att företag ska spara avtal som är av sådan vikt att de har en självständig ekonomisk betydelse för att kunna bedöma företaget, t.ex. avtal som behövs för att göra en solvensbedömning. Avgörande är om den enskilda handlingen har särskild betydelse för företaget. Vid bedömningen beaktas både handlingens innehåll och företagets verksamhet och storlek. Handlingar som ofta har en sådan särskild betydelse att de utgör räkenskapsinformation är t.ex. viktigare skriftväxling, beslutsprotokoll, tillståndsbevis, avtal, företagsinteckningsbrev, pantbrev, aktiebrev, betalningsförelägganden och skuldebrev. Avtal och andra handlingar kan dock utgöra räkenskapsinformation på annan grund än att de är av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Det gäller t.ex. om det i en verifikation hänvisas till ett hyresavtal angående avtalad månadshyra. Avtalet utgör då en del av verifikationen och blir räkenskapsinformation redan av denna anledning.

Uppgifter som ofta är räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL är t.ex. instruktioner om redovisningsprinciper, instruktioner om behörighet, krypteringsnycklar, kontoutdrag, lagerinventeringslistor och EDIavtal. En del av dessa uppgifter är räkenskapsinformation redan på den grund att de ingår i företagets systemdokumentation, se kapitel 9. Ett annat exempel på uppgifter som kan vara räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL är dokumentation av avstämningar enligt punkt 2.16.

Räkenskapsinformation får sparas på papper (vanlig läsbar form) eller i elektronisk form. Om företaget inte omedelbart kan skriva ut elektronisk räkenskapsinformation på papper, t.ex. på grund av att det krävs en äldre dator och programvara, är det acceptabelt med en viss fördröjning under den tid det tar för företaget att installera datorn och programmet på nytt.

Med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen. Det innebär att den räkenskapsinformation som en uppdragstagare sammanställer åt ett företag är att likställa med information som upprättats internt i företaget, om den inte avser en affärshändelse där företaget och uppdragstagaren är motparter. Uttrycket kom till företaget innebär inte att räkenskapsinformationen fysiskt måste ha kommit till företaget. Har företaget anlitat någon annan, t.ex. en redovisningskonsult, ett inskanningsföretag eller en förmedlare av elektroniska fakturor, anses räkenskapsinformationen ha kommit till företaget redan när den togs emot av den som företaget anlitat, eftersom räkenskapsinformationen tagits emot för företagets räkning. Utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformation ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form (på papper eller i elektronisk form) som informationen hade när den kom till företaget. För elektroniska handlingar gäller även att de ska sparas i sitt ursprungliga format, till exempel pdf. Det innebär att det är just den pappershandling eller elektroniska handling som företaget tagit emot som ska sparas. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock den ursprungliga handlingen förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Den ursprungliga handlingen får bara förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Den handling som räkenskapsinformationen har överförts till ska sparas under den återstående arkiveringstiden.

En elektronisk handling med räkenskapsinformation ska sparas i det format och med det innehåll som handlingen hade när företaget tog emot den. Elektroniska handlingar är t.ex. pdf-filer, e-fakturor, sms och mejl. Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska bevaras på detta sätt under hela arkiveringstiden. Företaget kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. Om räkenskapsinformationen överförs till ett annat format, till exempel från ett mejl till en pdf-fil, eller om informationen skrivs ut på papper, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Även uppgifter som hämtas från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation i elektronisk form som tagits emot från någon annan. Sådan information får sparas i det format i vilken informationen är avsedd att presenteras i företaget, se punkt 7.3.

Även räkenskapsinformation som företaget hämtar från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation i elektronisk form som tagits emot från någon annan. Exempel på sådan information är uppgifter om betalningar till företagets bankkonto hos en internetbank eller fakturor som köparen hämtar från leverantörens webbplats. Sådan räkenskapsinformation får sparas i det format, t.ex. pdf, i vilket den är avsedd att presenteras i företaget. Det är de uppgifter som finns på webbplatsen och som hämtas som ska sparas eftersom informationen anses mottagen när den finns tillgänglig på webbplatsen. Lägger företaget till eller ändrar någon uppgift i en verifikation ska bestämmelsen om komplettering i punkt 5.8 tillämpas. Väljer företaget att skriva ut räkenskapsinformationen på papper i stället för att spara den elektroniskt ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

Punkt 7.4 kan t.ex. tillämpas om företaget först tar emot en faktura i ett mejl och någon eller några dagar senare tar emot samma faktura på papper. Har företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i pappersform innebär bestämmelsen att företaget inte behöver spara den elektroniska fakturan som togs emot först. Det är bara när räkenskapsinformationen tas emot i olika form som företaget kan välja i vilken form räkenskapsinformationen ska sparas.

Eftersom räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat ska sparas i den form och det format den är avsedd att presenteras i måste företaget ha tagit ställning till presentationsformen och presentationsformatet. All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform eller presentationsformat. Ett företag kan t.ex. ha valt att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form i formatet pdf medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform. Hur företaget har valt att presentera räkenskapsinformationen kan behöva anges i företagets samlingsplan, se kapitel 9. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den. Till räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat räknas även sådan information som en uppdragstagare, t.ex. en redovisningskonsult eller ett företag som sköter faktureringsfunktionen, sammanställer åt företaget. Utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form (på papper eller i elektronisk form) som informationen fick när den sammanställdes. För elektroniska handlingar gäller även att de ska sparas i sitt ursprungliga format, till exempel pdf. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock den ursprungliga handlingen förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Den ursprungliga handlingen får bara förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Den handling som räkenskapsinformationen har överförts till ska sparas under den återstående arkiveringstiden. I en datorbaserad bokföring är presentationsformen per automatik elektronisk för räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs uppgifter, t.ex. presentationer i registreringsordning och systematisk ordning samt behandlingshistorik. Det innebär att om sådan räkenskapsinformation till exempel skrivs ut för att sparas på papper, är utskriften en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL. Företaget kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. Ändras formatet, till exempel vid ett byte till ett annat bokföringssystem, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Det innebär att handlingarna och uppgifterna i det gamla systemet endast får förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

Överföring av räkenskapsinformation kan göras om företaget vill arbeta med eller spara uppgifterna i en annan form eller ett annat format än den i vilken de togs emot eller upprättades. Bestämmelsen i 7 kap. 6 § BFL innebär att räkenskapsinformation får föras över från en pappershandling till en elektronisk handling, t.ex. genom digitalisering av ett papperskvitto eller inskanning av en pappersfaktura. Bestämmelsen innebär också att räkenskapsinformation får föras över från en elektronisk handling till en pappershandling, t.ex. genom utskrift av en pdf-faktura. Överföring får också göras inom en lagringsform, dvs. från en pappershandling till en annan pappershandling eller från ett elektroniskt format, till exempel pdf, till ett annat elektroniskt format. Mottagen elektronisk räkenskapsinformation kan av tekniska skäl behöva överföras (konverteras) till företagets system. T.ex. kan elektroniska fakturor tas emot av en fakturaväxel som konverterar fakturorna till ett format som företagets system kan läsa. En elektronisk handling med räkenskapsinformation kan flyttas mellan olika elektroniska lagringsmedier eller lagringsplatser utan att det är fråga om en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL. Detta under förutsättning att handlingens format är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. En förutsättning för att handlingar ska få förstöras efter överföring är att överföringen görs på ett betryggande sätt. Överföringen får inte innebära risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Bedömningen ska göras med hänsyn till bl.a. tekniska metoder och organisatoriska åtgärder. Det är företaget självt som ansvarar för att såväl de tekniska lösningarna för överföringarna som organisationen kring överföringarna utformas på ett sådant sätt att det inte föreligger risk för att räkenskapsinformationen ändras eller går förlorad. Det kan handla om säkerhet och kontrollfunktioner i den programvara och den utrustning som används för överföringar. Det kan också handla om rutiner och instruktioner för överföringarna eller kontrollfunktioner. Om arbetet med överföringar är utlagt på en extern aktör, till exempel en redovisningskonsult eller en inskanningscentral, måste företaget försäkra sig om att de överföringar som görs för företagets räkning genomförs i enlighet med bestämmelsen. Hur ett företag bör organisera och genomföra överföringar av räkenskapsinformation får bedömas från fall till fall och kan antas variera beroende på exempelvis verksamhetens storlek och komplexitet. Exempel på kontroller som företaget behöver göra innan en handling förstörs är att alla uppgifter i ett kvitto eller en faktura som fotograferas eller skannas kommit med i överföringen och att uppgifterna är läsbara och tydliga efter överföringen. Företaget måste också kontrollera att alla sidor i kvittot eller fakturan är överförda. Om företaget inte kan säkerställa att överföringen kan göras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, ska räkenskapsinformationen sparas i den form och det format den togs emot. Den överförda informationen anses då vara en hänvisningsverifikation. Enligt punkt 5.14 ska det av hänvisningsverifikationen eller företagets systemdokumentation framgå var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras. Uppgifter som en verifikation eller en faktura ska innehålla enligt lag, t.ex. BFL, mervärdesskattelagen (2023:200) och ABL, samt annan ekonomisk information som är viktig för en extern granskare eller för företaget självt vid bedömningen av affärshändelsen får aldrig förändras eller försvinna vid en överföring. Utöver sådana uppgifter kan verifikationer även innehålla annan information, t.ex. reklam eller personliga hälsningar. Om det är tillåtet att rensa bort sådan information från elektroniska verifikationer får bedömas mot bakgrund av bestämmelserna om vilka uppgifter verifikationer och fakturor ska innehålla samt övriga bestämmelser om vad som utgör räkenskapsinformation. Företagslogotyp, personliga hälsningar och reklam kan inte anses utgöra räkenskapsinformation och får därmed rensas bort från elektroniska verifikationer. Även om företaget uppfyller kraven i 7 kap. 6 § och därmed kan förstöra en ursprunglig handling enligt BFL, kan den ursprungliga handlingen behöva sparas av andra anledningar, t.ex. till följd av tullagstiftningen. En överföring kan göras när som helst under arkiveringstiden. Så länge överföringar görs på sådant sätt att det inte finns någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, får ett obegränsat antal överföringar göras. Det är alltså tillåtet att t.ex. först föra över information från en pappershandling till en pdf och därefter föra över informationen från pdf:en till en elektronisk handling i ett annat format. Den slutliga handlingen ska sparas under den återstående arkiveringstiden. Däremot finns det inget krav på att pdf:en ska sparas. Räkenskapsinformationen som sådan ska alltså alltid bevaras under hela arkiveringstiden. Efter en överföring tillämpas arkiveringsreglerna på den handling som räkenskapsinformationen har överförts till. Bestämmelser om arkivering finns i kapitel 8. Företag som överför räkenskapsinformation behöver normalt beskriva detta i sin systemdokumentation, t.ex. i samlingsplanen, se punkt 9.2 c. Företaget ska t.ex. beskriva de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder m.m. som används för att överföringar ska kunna genomföras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, om det behövs för att ge en överblick över bokföringssystemet. En fakturaväxel är en del av bokföringssystemet och ska därför framgå av samlingsplanen, se punkterna 9.2 c och 9.4. Exempel 7.1 och 7.2 behandlar överföring av räkenskapsinformation.

Kravet att handlingarna, och därmed räkenskapsinformationen, ska vara varaktiga gäller under hela arkiveringstiden, det vill säga från och med att handlingen tas emot respektive sammanställs och fram till och med arkiveringstidens utgång. För att säkerställa att handlingarna uppfyller kravet på varaktighet under hela arkiveringstiden behöver en bedömning göras av handlingens kvalitet och risken för att informationen försvinner eller inte går att läsa under hela arkiveringstiden. Bedömningen behöver göras oavsett om räkenskapsinformationen tas emot eller sammanställs och sparas i elektronisk form eller i pappersform. Är handlingens kvalitet sådan att det finns risk att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela arkiveringstiden, måste företaget vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar under hela tiden den ska sparas.

För räkenskapsinformation som tas emot i pappersform innebär kravet på varaktighet att informationen ska vara skriven på sådant papper och med sådan skrift att uppgifterna kan läsas fram till och med arkiveringstidens utgång. Finns det risk för att det inte går, ska räkenskapsinformationen överföras till en annan handling, dvs. till ett annat papper eller en annan elektronisk handling, så att uppgifterna blir varaktiga. Bestämmelsen kan t.ex. vara aktuell för kvitton där texten bleknar med tiden. Efter överföringen får den ursprungliga handlingen förstöras om överföringen inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se ovan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Om företaget inte kan säkerställa att överföringen kan göras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner måste både den ursprungliga handlingen och den nya sparas under hela arkiveringstiden.

Enligt BFL ska räkenskapsinformation alltid vara läsbar. I princip är det därför inte förenligt med BFL:s syfte att göra räkenskapsinformation oläsbar för en behörig granskare som saknar särskild utrustning, t.ex. en krypteringsnyckel. Samtidigt kan det finnas skäl för ett företag att kryptera information. Räkenskapsinformation kan t.ex. innefatta information som är känslig ur konkurrenssynpunkt och som inte går att utläsa ur årsredovisningen. Innan ett företag får kryptera sin räkenskapsinformation ska företaget ta ställning till om det är motiverat av säkerhetsskäl. Det finns ofta starkare skäl för att kryptera räkenskapsinformation som tillhör löpande räkenskapsår än sådan som avser avslutade år. Dekryptering ska göras så snart räkenskapsinformationen inte längre är att anse som känslig, dvs. om krypteringen inte längre är motiverad av säkerhetsskäl. Det andra villkoret för att få kryptera räkenskapsinformation är att informationen omedelbart kan presenteras i klartext. Företaget behöver i detta sammanhang beakta att det i framtiden kan vara svårt att dekryptera räkenskapsinformationen, t.ex. på grund av teknikutveckling. Om företaget inte kan garantera en omedelbar presentation i klartext, får kryptering inte göras. Innebär t.ex. ett byte av system att äldre räkenskapsinformation inte kommer att kunna dekrypteras, ska dekryptering göras före systembytet. För räkenskapsinformation som är sparad med teknik som företaget inte längre använder men där möjlighet till dekryptering finns accepteras en viss fördröjning för att få presentationen i klartext. Krypteringsnycklar utgör räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL. Av företagets systemdokumentation ska det framgå hur krypterad räkenskapsinformation kan tas fram i en pappershandling som är läsbar, se punkt 9.12. Företaget ska på begäran av en behörig granskare ge denne tillgång till den krypterade räkenskapsinformationen i läsbar form. Punkt 7.8 behandlar kryptering av räkenskapsinformation, t.ex. att ett avtal är krypterat och det därför behövs en krypteringsnyckel för att kunna läsa avtalet. Kryptering som görs i programvara för att informationen inte ska kunna läsas på annat sätt än inifrån programmet omfattas inte av bestämmelsen.