8. Arkivering av räkenskapsinformation

Kapitlet behandlar bl.a. hur och var räkenskapsinformation ska arkiveras samt hur länge informationen ska sparas. Arkiveringsskyldigheten inträder så snart företaget tagit emot eller upprättat räkenskapsinformationen.

Arkivering på betryggande sätt innebär bl.a. att räkenskapsinformationen förvaras och transporteras på ett sätt som ger ett godtagbart skydd ur brand- och säkerhetssynpunkt. Vad som är förvaring på betryggande sätt får bedömas utifrån förhållandena i det enskilda fallet och är beroende av både räkenskapsinformationen, företaget och den plats där informationen förvaras. En bedömning måste därför alltid göras av vilka risker det finns för att informationen ska förstöras eller förkomma. Även räkenskapsinformationens betydelse och möjligheterna att återskapa den är faktorer som måste beaktas. Arkiveringen anses normalt betryggande om förvaringsplatsen inte är mer utsatt för risk för brand, översvämning, stöld eller liknande än andra platser som normalt kan komma ifråga för förvaring av räkenskapsinformation. Ett kontor i en kontorsfastighet eller i en villafastighet är normalt godtagbart som förvaringsplats för merparten av den räkenskapsinformation som förekommer i ett företag. Däremot är i normalfallet en förvaring i en fastighet som inte står under regelbunden uppsikt, t.ex. en fritidsfastighet eller förvaring i ett parkerat fordon, inte godtagbar förvaring. Något generellt krav på att räkenskapsinformationen ska förvaras i säkerhetsskåp finns inte. Det är tillräckligt att informationen förvaras på ett sätt som en normalt aktsam person förvarar viktiga handlingar. Finns det förhöjd risk för brand, översvämning, stöld eller liknande, som t.ex. i ett företag med kemisk-teknisk verksamhet som förvarar räkenskapsinformationen i en kontorslokal i anslutning till industrilokalen, krävs ytterligare åtgärder för att räkenskapsinformationen ska anses förvarad på ett betryggande sätt. För räkenskapsinformation som är av särskild betydelse för att bedöma företaget och som inte går att återskapa samt för information som är nödvändig för åtkomst till annan räkenskapsinformation, t.ex. krypteringsnycklar, är kraven på säkerhet högre. För sådan räkenskapsinformation krävs ytterligare åtgärder för att skydda informationen, även om det inte finns någon förhöjd risk för brand, översvämning, stöld eller liknande. En åtgärd kan vara att låsa in räkenskapsinformationen i ett säkerhetsskåp. Kravet på betryggande arkivering gäller även under transport av räkenskapsinformation. Även i detta fall måste kraven anpassas efter informationens betydelse och möjligheterna att återskapa den. Normalt är det tillräckligt att räkenskapsinformation skickas med vanlig post. Är informationen av särskild betydelse eller unik måste säkerheten ökas, t.ex. genom att informationen skickas i rekommenderat brev eller med bud.

Det generella kravet på att förvaring och transport ska ske på betryggande sätt gäller även för elektronisk räkenskapsinformation. Elektronisk räkenskapsinformation ska därför säkerhetskopieras regelbundet. Hur ofta det behöver göras beror bl.a. på verksamhetens omfattning och intensitet. I företag med många affärshändelser kan säkerhetskopiering behöva göras varje dag. I mycket små företag med få affärshändelser kan det vara tillräckligt att säkerhetskopiering görs en gång i månaden eller, om den löpande bokföringen har senarelagts enligt punkterna 3.7–3.9, i samband med att bokföringen görs. Företag som har avtalat med någon annan, t.ex. en programleverantör eller en redovisningskonsult, att denne ska sköta säkerhetskopieringen måste försäkra sig om att säkerhetskopieringen anpassas till företagets förutsättningar. Företaget behöver också ta hänsyn till lagringsmediets allmänna kvalitet, dvs. risken för att räkenskapsinformationen försvinner eller inte går att läsa. Är lagringsmediets kvalitet sådan att det finns risk att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela arkiveringstiden, måste företaget vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar under hela tiden den ska sparas.

I BFL:s krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick ligger att räkenskapsinformationen ska förvaras så att t.ex. revisorer eller myndigheter utan svårighet kan få tillgång till informationen. Sammantagna innebär kraven att en extern granskare inom skälig tid ska kunna hitta det han söker och kunna ta del av den information han funnit. Ett arkiv behöver inte vara organiserat så att granskaren genast kan hitta all information utan hjälp från företaget. Däremot ska det vara möjligt att omedelbart överblicka arkivets innehåll. I många fall är det därför nödvändigt att ett företag upprättar en arkivplan. Om det finns en arkivplan, ska den ingå i företagets systemdokumentation, se punkt 9.2 d. Om det behövs, ska det av arkivplanen framgå hur arkivet är uppbyggt. Det kan t.ex. behövas om räkenskapsinformation förvaras på olika platser under arkiveringstiden. Vad gäller elektronisk räkenskapsinformation kan en beskrivning behövas av hur den elektroniska arkiveringen är organiserad och hur de lagrade uppgifterna kan skrivas ut på papper, så att det är möjligt att ta fram informationen under hela arkiveringstiden även om företaget skulle byta hård- eller mjukvara. I kravet på åtkomlighet ligger att företaget inte får organisera arkiveringen så att det i realiteten inte självt har tillgång till räkenskapsinformationen och därigenom inte heller kan göra det möjligt för andra att få tillgång till den. Förvaras räkenskapsinformation hos företagets redovisningskonsult, hos ett skanningföretag eller hos ett arkiveringsföretag, måste det bokföringsskyldiga företaget säkerställa att det genom avtal eller på annat sätt har tillgång till informationen. Att räkenskapsinformation i dessa fall inte alltid är omedelbart tillgänglig får accepteras. Ovanstående gäller även företag som använder internetbaserade bokföringsprogram eller andra arkiveringstjänster där räkenskapsinformation förvaras elektroniskt hos annan än företaget. Företaget måste säkerställa, t.ex. genom avtal, att det har tillgång till all räkenskapsinformation, den löpande bokföringen, behandlingshistorik m.m. under hela arkiveringstiden och även efter ett byte av program- eller tjänsteleverantör. Exempel 8.1 behandlar arkivplan.

Utgångspunkten är att både räkenskapsinformation och den utrustning och de system som behövs för att presentera räkenskapsinformation på papper ska förvaras i Sverige. I vissa situationer och under vissa förutsättningar får handlingar med räkenskapsinformation, utrustning och system förvaras utomlands, se vidare nedan.

7 kap. 3 a § BFL omfattar all elektronisk räkenskapsinformation. Det innebär att såväl verifikationer som annan räkenskapsinformation i elektronisk form får förvaras i ett annat land så länge de förutsättningar som anges i paragrafen uppfylls. Räkenskapsinformation i pappersform omfattas inte av bestämmelsen. Sådan räkenskapsinformation får aldrig förvaras utanför Sverige, med undantag för verifikationer i pappersform som i vissa fall tillfälligt får förvaras utomlands, se 7 kap. 3 § BFL samt punkterna 8.5 och 8.9. 7 kap. 3 a § BFL gäller både för företag vars bokföring sköts i något annat land och för företag som sköter sin bokföring i Sverige, men sparar räkenskapsinformationen i ett annat land, t.ex. hos ett dotterföretag, ett arkiveringsföretag eller via ett internetbaserat bokföringsprogram. I dessa fall ska företaget bl.a. anmäla platsen för förvaringen till Skatteverket respektive Finansinspektionen. Exempel 8.2 behandlar gränsdragning mellan arkivering i Sverige och utomlands.

7 kap. 4 § BFL är aktuell om företaget vill förvara elektronisk räkenskapsinformation i ett land där förvaring inte får ske med stöd av bestämmelserna i 7 kap. 3 a § BFL eller avvika från de villkor som anges i 7 kap. 3 a § första stycket BFL.

Bestämmelserna om tillfällig förvaring utomlands gäller endast verifikationer i pappersform. För förvaring utomlands av verifikationer eller annan räkenskapsinformation i elektronisk form tillämpas i stället 7 kap. 3 a och 4 §§ BFL. För annan räkenskapsinformation i pappersform än verifikationer finns ingen möjlighet till förvaring utomlands.

Punkterna 8.5–8.8 är tillämpliga både när verifikationer i pappersform skickas från Sverige av företaget för t.ex. bokföring utomlands och när de tas emot utomlands för företagets räkning, t.ex. när fakturor skickas direkt till en inskanningscentral eller reseräkningar skickas direkt till en granskningscentral i ett annat land. Exempel på hantering och bearbetning i punkt 8.5 är granskning och inskanning av en verifikation. Om ett företag tillämpar 7 kap. 6 § BFL och skannar verifikationerna utomlands behöver pappershandlingen inte återföras till Sverige utan får förstöras utomlands, se punkt 8.5A. Den elektroniska handlingen får fortsatt förvaras utomlands om förutsättningarna i 7 kap. 3 a § BFL är uppfyllda, se ovan under rubriken Utomlands förvaring av elektroniska handlingar, utrustning och system. Om företaget skannar verifikationer men väljer att inte förstöra pappershandlingarna efter överföringen, behöver pappershandlingarna inte återföras till Sverige. Om företaget inte tillämpar 7 kap. 6 § BFL är huvudregeln, när en pappershandling tillfälligt förvaras utomlands för bokföring, att handlingen ska återföras så snart arbetet med redovisningsperioden är avslutat. Med redovisningsperiod avses en kalendermånad eller en liknande tidsperiod, se punkt 1.8. Arbetet med en redovisningsperiod är avslutat när periodens affärshändelser är bokförda samt eventuella avstämningar och rättelser med anledning av avstämningarna är gjorda. När arbetet med en redovisningsperiod avslutas beror på vilken bestämmelse om tidpunkten för bokföring i kapitel 3 som företaget tillämpar. Tillämpar företaget 5 kap. 2 § första stycket BFL, dvs. bokföringen görs så snart det kan ske, avslutas arbetet med redovisningsperioden normalt några dagar in i efterföljande redovisningsperiod. Senareläggs bokföringen med stöd av punkt 3.7, är arbetet med de redovisningsperioder som ingår i kvartalet avslutat när kvartalets affärshändelser och rättelser är bokförda. Punkt 8.6 innebär att det inte är tillåtet att förvara handlingen utomlands till dess bokslutsarbetet avslutats. Att på nytt föra ut handlingen i samband med bokslutsarbetet omfattas inte heller av de särskilda skälen i punkt 8.5. Behövs handlingen på nytt utomlands får i stället en kopia skickas. En pappershandling som tillfälligt förvaras utomlands för t.ex. granskning eller inskanning ska återföras så snart handlingen har tjänat sitt syfte, dvs. så snart granskningen eller skanningen är genomförd, om företaget inte tillämpar 7 kap. 6 § BFL. Enligt punkt 8.7 får en pappershandling som behövs utomlands för hantering, bearbetning eller bokföring förvaras utomlands i högst tre månader under de förutsättningar som anges i punkten. Uppgiften om var handlingen förvaras kan t.ex. framgå av företagets systemdokumentation. Företag som senarelagt bokföringen enligt bestämmelserna i kapitel 3 får inte förvara en pappershandling utomlands i avvaktan på bokföring, se punkt 8.8. Att sköta det praktiska bokföringsarbetet utomlands är möjligt om företaget kan tillämpa 7 kap. 3 a § BFL om utomlands placerad utrustning. Det är även förenligt med BFL att sköta bokföringsarbetet från terminal utomlands så länge utrustningen är placerad i Sverige. Exempel 8.2 behandlar gränsdragning mellan arkivering i Sverige och utomlands.

Den kopia som ska sparas enligt punkt 8.10 kan vara en papperskopia eller en kopia i elektronisk form, t.ex. en inskannad faktura.

Bestämmelsen i 7 kap. 5 § BFL avser endast platsen för förvaring. I övrigt gäller samma regler i BFL och det allmänna rådet för det svenska företagets verksamhet i utlandet som för den verksamhet som bedrivs i Sverige.

I vilka fall ett företag som bedriver flera verksamheter får ha flera separata bokföringar framgår av kapitel 2, se punkterna 2.21–2.22. I 5 kap. 11 § andra stycket BFL anges att om företaget har flera separata bokföringar, ska det av systemdokumentationen för varje bokföring framgå var uppgifter ur övriga bokföringar kan erhållas, se kapitel 9. Bestämmelsen i 4 kap. 4 § andra stycket andra meningen BFL gäller företag som är skyldiga att avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning. Sådana företag ska löpande bevara uppgifter om ställning och resultat i verksamheter med separat bokföring på ett sätt som möjliggör en överblick av den samlade verksamhetens ställning och resultat. Bedriver företaget både egen verksamhet och verksamhet tillsammans med annan ska uppgifterna bevaras i anslutning till räkenskapsinformation från den egna bedrivna verksamheten. Om företaget endast bedriver flera verksamheter tillsammans med andra företag, ska uppgifterna bevaras åtskilda från de andra verksamheternas bokföring. Kravet på arkivering på ett sätt som möjliggör en överblick av den samlade verksamhetens ställning och resultat gör att det fortlöpande är möjligt att erhålla underlag för en bedömning av företagets samlade verksamhet. En sådan överblick kan t.ex. åstadkommas genom att det elektroniskt går att ta del av bokföringen samlat. Överblicken kan också åstadkommas genom att uppgifterna förvaras på samma fysiska plats. Kopior av bokföringen från den gemensamma verksamheten presenterad i systematisk ordning kan arkiveras tillsammans med företagets övriga bokföring. Hur ofta kopior av bokföringen från den gemensamma verksamheten behöver bifogas företagets övriga bokföring får avgöras från fall till fall. Bl.a. bör den separata verksamhetens betydelse för bedömningen av företagets samlade verksamhet beaktas.

Med arkiveringstid i denna vägledning avses detsamma som bevarandetid i 7 kap. 2 § första stycket BFL. Bestämmelsen i 7 kap. 2 § andra stycket BFL innebär att företaget under hela arkiveringstiden ska ha tillgång till utrustning och system för att kunna läsa räkenskapsinformationen och presentera den i en pappershandling. Det finns dock inget krav på att den utrustning som ursprungligen användes för att spara informationen ska sparas. För räkenskapsinformation som avser längre tid än ett räkenskapsår, t.ex. avtal eller systemdokumentation, räknas arkiveringstiden från utgången av det sista räkenskapsår som informationen avser. Även om arkiveringstiden för räkenskapsinformation är sju år enligt BFL kan information behöva sparas längre tid av andra anledningar, t.ex. till följd av preskriptionsregler eller skatteregler avseende försäljning av fastigheter eller aktier eller på grund av regler och avtal inom personalområdet.

Överföring av räkenskapsinformation behandlas i kapitel 7. Paragrafen reglerar endast möjligheten att förstöra handlingar som har använts för att bevara räkenskapsinformation efter en överföring av informationen. Övriga krav i lagen, så som kravet i 7 kap. 2 § på varaktig och betryggande förvaring, måste uppfyllas även efter överföringen. Räkenskapsinformationen som sådan ska alltid bevaras under hela arkiveringstiden. Efter överföringen ska den handling som informationen förts över till sparas under den återstående arkiveringstiden. Pappershandlingar förstörs genom att den fysiska informationsbäraren, dvs. materialet, förstörs. En elektronisk handling förstörs i stället genom att informationsinnehållet raderas eller görs permanent oläsligt.

7 kap. 7 § BFL avser pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation. Det innebär att ett fysiskt lagringsmedium som elektroniska handlingar sparas på inte omfattas av kravet på bevarande. Ett företag behöver alltså inte tillstånd för att förstöra det fysiska lagringsmediet för en elektronisk handling.

I enskild näringsverksamhet är det alltid den fysiska personen som är ansvarig för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation, utrustning och system. Om verksamheten överlåts, genom köp, byte, gåva eller liknande, behåller den fysiska personen arkiveringsskyldigheten. Överförs räkenskapsinformationen ändå till förvärvaren, måste det i avtal säkerställas att överlåtaren även i fortsättningen kan fullgöra sina skyldigheter mot externa granskare. Överlåtaren kan inte avtala bort ansvaret för arkiveringen. Upphör näringsverksamheten, kvarstår arkiveringsskyldigheten för räkenskapsinformation, utrustning och system arkiveringstiden ut. Avlider den enskilde näringsidkaren övertar dödsboet ansvaret för arkiveringen. När dödsboet är skiftat finns inte längre någon som är ansvarig för arkiveringen av räkenskapsinformationen. En enskild näringsidkare som flyttar utomlands får inte ta med sig räkenskapsinformationen eftersom den enligt 7 kap. 2 § BFL ska förvaras i Sverige. Enligt bestämmelserna i 7 kap. 3 a § BFL finns dock viss möjlighet att förvara elektroniska handlingar, utrustning och system utomlands.

I en juridisk person är det den juridiska personen som sådan som är ansvarig för att arkiveringsskyldigheten fullgörs. Den som ytterst bär ansvaret är den fysiska person eller de fysiska personer som är ansvariga för att bokföringsskyldigheten fullgörs. Om det förekommit brister vad gäller arkiveringen kan det, beroende på vad det är som har brustit i företaget, bli aktuellt att ställa styrelse, VD eller den som faktiskt har hanterat arkiveringen till ansvar. Vid överlåtelse av andelarna i en juridisk person är utgångspunkten att räkenskapsinformationen följer företaget, dvs. den juridiska personen. Vid överlåtelsen är det viktigt att dokumentera vilken räkenskapsinformation som finns och som följer företaget. Om den tidigare ägaren ändå behåller den räkenskapsinformation som avser tiden före överlåtelsen måste företagets tillgång till informationen säkras i avtal, så att företaget även i fortsättningen kan fullgöra sina skyldigheter mot externa granskare. Ett företag kan inte avtala bort ansvaret för arkiveringen. Vid överlåtelse av företagets verksamhet, så kallad inkråmsöverlåtelse, behåller företaget, dvs. den juridiska person som har överlåtit verksamheten, räkenskapsinformationen. I t.ex. ideella föreningar och stiftelser kan bokföringsskyldigheten enligt BFL upphöra även om företaget fortsätter sin verksamhet. I det fallet kvarstår arkiveringsskyldigheten för räkenskapsinformation som avser tiden fram till dess bokföringsskyldigheten upphörde. Räkenskapsinformationen ska sparas arkiveringstiden ut.

Ett företag kan avtala med någon annan, t.ex. ett arkiveringsföretag eller en redovisningskonsult, att denne ska sköta hela eller delar av arkiveringen. Använder företaget ett internetbaserat bokföringsprogram innebär det ofta att en viss del av arkiveringen sköts av programleverantören. Ett avtal om arkivering kan aldrig befria det bokföringsskyldiga företaget från ansvaret för arkiveringen. Företaget måste försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det utan dröjsmål går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.

Vid fusion ansvarar det övertagande företaget för räkenskapsinformation som avser det överlåtande bolaget, se punkt 5.2 i Bokföringsnämndens allmänna råd om redovisning av fusion (BFNAR 2020:5).

Bestämmelser om ansvaret för arkiveringen för ett företag som är försatt i konkurs finns i 7 kap. 12, 19 och 22 §§ konkurslagen (1987:672). Räkenskapsinformation som avser tiden före konkursen ska efter avslutad konkurs återlämnas till konkursgäldenären, som alltjämt är ansvarig för arkiveringen av denna räkenskapsinformation enligt arkiveringsbestämmelserna i BFL. Om det finns hinder mot att återlämna räkenskapsinformationen ska förvaltaren bevara räkenskapsinformationen. I praktiken brukar konkursförvaltaren efter avslutad konkurs skicka räkenskapsinformationen till t.ex. ett arkivföretag, där den förvaras under den återstående arkiveringstiden. Har företaget använt ett internetbaserat bokföringsprogram eller en annan arkiveringstjänst där räkenskapsinformation förvaras elektroniskt hos annan, måste konkursförvaltaren säkerställa genom avtal att denne har tillgång till räkenskapsinformationen under den återstående arkiveringstiden. Räkenskapsinformation som härrör från konkursboet ska bevaras av konkursförvaltaren, dvs. det är konkursförvaltaren som har ansvaret för arkiveringen av denna räkenskapsinformation. Utöver bestämmelserna om arkivering i konkurslagen gäller BFL:s arkiveringsbestämmelser. Detta innebär t.ex. att det både under och efter en konkurs ska gå att komma åt räkenskapsinformationen samt att det under hela arkiveringstiden ska finnas utrustning och system för att ta fram räkenskapsinformationen i en pappershandling genom utskrift.